Volg ons via
 
 

Administratie bijhouden

Administratie bijhouden | Tip voor het handig bijwerken en opbergen van je huishoudelijke administratie.

Het bijhouden van een administratie komt in het kort neer op het systematisch opbergen van papieren. Ordenen is dus een kernwoord. Dit klinkt helaas simpeler dan het is. Toch kan het systematisch bijhouden van je papierwinkel je veel tijd uitsparen.

Zorg dat je één plek aanwijst waar je de administratie gaat bijhouden. Kies bijvoorbeeld voor een bureau met een ladenkastje. Heb je wat minder ruimte dan kan een kastplank ook al genoeg zijn. Het is wel handig om een tafel in de buurt te hebben zodat je aan tafel dingen in mappen kan doen, kunt schrijven, etcetera.

Koop een postbakje met een aantal niveaus. Gebruik één van de bakjes voor de te betalen rekeningen. Gebruik een ander bakje voor de nog op te ruimen papieren. Eventueel kun je deze rangschikken en verdelen over verschillende bakjes (bijvoorbeeld bankafschriften, verzekeringspapieren etc.). Heb je een groot project in het vooruitzicht zoals bijvoorbeeld een grote verbouwing, trouwplannen of iets dergelijks, houd dan een apart bakje bij voor de papieren die je hiervan hebt.

Werk op één of enkele vaste dagen per week het 'te betalen' bakje leeg. Gebruik hiervoor bij voorkeur een telebankier-programma. Voordeel hiervan is dat je alle betalingen op de uiterste betaaldata kan zetten, dit levert een rentevoordeel op, en dat je betaalbakje iedere keer netjes leeg is. Zo houd je prima overzicht. Bovendien kun je altijd de actuele bankstand opvragen via het telebankier-programma.

De volgende papieren moet je bewaren:
1. Persoonlijke administratie
2. Rekeningen en betaalbewijzen in verband met garantie
3. Verzekeringspapieren, -contracten en polissen
4. Testamenten, notariële akten, aandelen, overige waardepapieren
5. Gegevens over leningen en hypotheken
6. Autopapieren

Ad 1. Persoonlijke administratie
Maak voor ieder gezinslid een aparte stapeltje met de persoonlijke administratie. Dit zijn de dingen die erg belangrijk zijn, maar die je erg weinig gebruikt: paspoort, kopie van het rijbewijs, trouwboekje, testament, diploma's, getuigschriften, arbeidscontracten, medische gegevens, ponskaartjes, geboortebewijs etcetera. Doe ze per gezinslid in een grote envelop en berg ze op in een kastje (bij voorkeur brandvrij).

ad 2. Rekeningen en betaalbewijzen
Maak een aparte ordner voor rekeningen en betaalbewijzen voor aanschaffingen waarvoor garantie geldt. Maak enkele tabbladen en vermeld daarop jaartallen (2005, 2006, 2007) etc. Berg de rekeningen op achter het tabblad waarin de garantietermijn verloopt. Schoon de map één keer per jaar op, waarbij je de facturen en betaalbewijzen van de verlopen termijnen weggooit.

Ad 3. Verzekeringspapieren
Maak een aparte ordner voor verzekeringspapieren. Maak een tabblad per soort verzekering (inboedel, diefstal, reis, auto, ziektekosten) en berg de betreffende papieren hierachter op.

Ad 4. Notariële akten en dergelijke
Bewaar deze in een lade bij elkaar (bijvoorbeeld in een doosje). Bij voorkeur in een brandvrij kastje.

Ad 5. Leningen en hypotheken
Maak ook hiervoor een aparte ordner en maak tabbladen per lening.

Ad 6. Autopapieren
Bewaar ook deze in een lade bij elkaar (bijvoorbeeld in een doosje).

Maak een apart bakje waarin je sleutels bewaart. Leer ieder gezinslid aan om alle sleutels hierin op te bergen bij thuiskomst. Dit scheelt een hoop onnodig zoekwerk. Zorg dat je van de belangrijkste sleutels reservesleutels laat maken. Voorzie deze van een label (welke fiets, welke deur) en berg ze op in een lade. Zo hoef je nooit meer te zoeken naar een reservesleutel.

Leg in je boekenkast een schriftje en noteer daarin welke boeken, cd's en dergelijke die je uitleent en aan wie. Zo raak je nooit je spullen kwijt.

Via je brievenbus krijg je veel papieren binnen. Veel onnodige papieren houd je al buiten de deur door een sticker bij je gemeente op te halen met 'geen ongeadresseerd drukwerk'. Wil je toch op de hoogte blijven van de aanbiedingen, zoek ze dan via internet op.

Gooi post waar je niet om hebt gevraagd direct weg. Verdeel facturen en bankafschriften direct over je postbakjes bij binnenkomst. Mest één keer per week/maand je postbakjes uit en verdeel het over de verschillende ordners en laden. Weet je niet zeker of je iets weg kan gooien, vraag je dan altijd af wat het ergste is dat er kan gebeuren als je het wel weggooit.

Maak een taakverdeling! Bijvoorbeeld: de persoon die het eerst thuis is verdeeld de post over de bakjes en de prullenbak en is verantwoordelijk voor de betalingen en de ander is verantwoordelijk voor het uitmesten van de bakjes.

Een goede tip die misschien niet helemaal aansluit op het bovenstaande betreft de adressenlijst. Je kunt er voor kiezen om een persoonlijke en een zakelijke adressenlijst op te stellen. Persoonlijk betekent dan familie, vrienden, bekenden etcetera. Bij zakelijk kun je de klusjesman, loodgieter, je werk, collega's en dergelijke opnemen. De persoonlijke lijst kun je gebruiken voor kerstkaartjes en dergelijke. Bovendien is het handig om een exemplaar mee te nemen met vakantie.

Als er mensen zijn met handige tips als aanvulling op het bovenstaande dan horen we dat natuurlijk graag. Hoe meer tijd we kunnen besparen met de vervelende papieren rompslomp, hoe meer tijd we overhouden voor leuke dingen!

Je vraag nog niet beantwoord?

Je vraag niet beantwoord? Stel je vraag dan op de HuishoudPlaza vraagbaak en laat onze bezoekers met je meedenken. Het is echt heel eenvoudig en inloggen is niet vereist!


Nuttig? Als je dit artikel waardevol vindt, klik dan links op het +1 icoontje om onze site te helpen.
13 reactie(s)
Liesbeth (Gast)
Geplaatst op 05-08-2013 om 01:52

Oud thema maar wel erg belangrijk. Vandaar mijn reactie. 


Mijn ervaring is niet te veel systemen te hebben. 

Het is veel makkelijker en praktischer om een, twee of meerdere ordners met alfabetische tabbladen te gebruiken voor het heel gezin. 1 ordner van a-h 2 i-p 3 q-z bijvoorbeeld. 

Wat ik wel belangrijk vind is het hebben van drie eenvoudige systemen ter archivering:

-jaarlijks terugkomende facturen nutsbedrijven/verzekeringen enz.../briefwisseling/mededelingen 
In ordners met abc tabbladen

-eenmalig
Medisch dossiers, geboorteaktes, reispassen,diploma's, arbeidsovereenkomsten  etc...
Op onderwerp: medisch/juridisch/GBA/hobby/werk in een lade archiefsysteem brandvrije kast 

-jaarlijks 
garantiebewijzen/betaalbewijsjes/facturen in een ordner met abc tabbladen echter geordend op thema's: huishouden/verzorging/auto/waardebonnen etc... Tussen die tabbladen heb ik reeds lege gekleurde bladen toegevoegd om daar bewijsjes op te plakken. Dat is veel gemakkelijker dan er een gaatje in te prikken en hup die heleboel om te draaien. Het papier is fijn en breekt snel. 

Betaalbewijsjes van supermarkten bewaar ik zeer kort (maand) apart tenzij deze een garantiebewijs zijn. 

Ook heb ik wel aparte ordners voor bijvoorbeeld alles wat met de bouw of aankoop van een huis of grond te maken heeft. Alle facturen offertes notaris bank lening verzekering etc gaat hierin zonder pardon. Dat is de geschiedenis van het huis en geeft de woning een bepaalde meerwaarde bij een verdere verkoop. 

Verder ben ik steeds aan het analyseren hoe het beter kan. Ik heb van alles geprobeerd maar dit lijkt toch het enige wat werkt. 

Post bij ons gaat direct open, zo missen wij geen dringende zaken. Maar wij zijn ook maar mensen met gebreken en soms laten wij dingen ook liggen door drukte of vergeetachtigheid. 

Archivering is echter heel belangrijk. Het is het economische centrum van je leven. 

Informatie is waardevol kijk maar naar alle bedrijven die hier zo veel geld voor willen betalen. Dus eenmaal gearchiveerd hoeft dit niet weg tenzij er ruimtegebrek bestaat. 

Succes, 



gasmar (Gast)
Geplaatst op 01-04-2012 om 11:09

blij dat ik iets gevonden heb om eindelijk orde in mijn papirwerk

Laat een bericht achter
De naam die je hier invult wordt weergegeven bij de reactie.
Je e-mail adres is nodig voor het verwerken van de reactie, maar wordt niet getoond op de website.
De veiligheidscode wordt gebruikt om spam tegen te houden. Hiermee kunnen mensen worden onderscheiden van automatische spam scripts.
CAPTCHA Afbeelding
Vul de bovenstaande code hieronder in
Door: 
Datum: 05-09-2004
Hits: 42574
Categorie: 
Administratieve rompslomp, _weekselectie
Artikel acties:
 Plaats jouw tip
Print Print
 Reageer

Tags:
administratie, administratie bijhouden, administratie ordenen, papieren ordenen, systeem, overzicht, chaos